eMail-Migration bei Weber Schraubautomaten GmbH

WorNet AG

Hallo, zusammen

eMail-Migrationen haben es in sich, so auch kürzlich bei einem Wolfratshauser Maschinenbaubetrieb.

Die Herausforderung:

  • 120 GB Mail-Volumen auf einem veralteten, überlasteten System umziehen
  • auf einen neuen Server mit einem neuen Mailsystem
  • und gleichzeitig 120 neue Clients ausrollen und die Mitarbeiter schulen.

Dieser Herausforderung hat sich Hannes Wilhelm von der WorNet AG und die IT-Abteilung von Weber Schraubautomaten gestellt.

Zarafa GroupwareDie Wahl der Server-Software fiel auf die Groupwarelösung „Zarafa„, da neben den Clients mit Outlook auch diverse OpenSource-Komponenten mit dem Mailsystem integriert werden sollten und dafür bei Zarafa gute Schnittstellen zur Verfügung stehen. Als Backend dient ein  MySQL-Server auf einer leistungsfähigen Hardware, der auch für andere Projekte genutzt wird. Der Zarafa-Applikationsserver konnte als virtuelle Linux-Maschine sehr ressourcenschonend aufgesetzt werden.

Migration

Während der Migrationsplanung wurden die neuen Outlook-Clients ausgerollt und Schulungen abgehalten. Trotz anfänglicher Skepsis freute sich das Gros der Belegschaft auf das neue System, mit dem Wartezeiten beim Zugriff auf Mail der Vergangenheit angehören.

Die Migration der existierenden Mailboxen, insbesondere einer speziellen Mailbox, die als Projekt-bezogene Dokumentenablage allen eMail-Verkehr nach Projektnummer sortiert umfasste, gestaltete sich aufwändig. Die alte Mail-Software Tobit bot zwar eine IMAP-Schnittstelle, allerdings darf man diese getrost als Feigenblatt bezeichnen, da sie viele Funktionen gar nicht bietet (z.B. gab es keine eindeutige ID der Mails an denen man hätte feststellen können ob eine Mail schon auf dem Zielsystem vorhanden ist oder noch migriert werden muss). Ansonsten lieferte der alte Server die Mails nur in kleinen Häppchen und mit langen Wartepausen aus.

Mit der Migration von Mailboxen per IMAP haben wir eigentlich gute Erfahrungen gemacht und so konnten wir unser IMAP-Migrationsskript auch an die erschwerten Bedingungen anpassen und letztlich in etlichen Nächten alle Mails aus dem Altsystem retten. Damit die Mitarbeiter am Tag X nicht vor leeren Mailboxen stehen wurden die Mails nach Datum sortiert migriert, d.h. die aktuellen Mails standen sofort wieder zur Verfügung, die älteren Mails gesellten sich dann nach und nach dazu.

Fazit

Die Erwartungen an das neue Mailsystem wurden durchweg erfüllt, insbesondere das Arbeiten mit dem großen Projekt-Folder geht nun erheblich schneller und unkomplizierter von der Hand, was täglich einige Arbeitszeit und Nerven spart. Und es muss nicht immer Software aus Redmond sein, die Zarafa-Lösung hat ca. 50% Lizenzkosten eingespart und belegt signifikant weniger Ressourcen und hat dennoch alle Anforderungen erfüllt und die Integration anderer Projekte sehr vereinfacht.

IT bleibt spannend,

Euer Christian Eich

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